Nieuwe evaluatie aanmaken
Deze handleiding is van toepassing op de onderstaande rollen:
Beheerder
Functioneel beheerder
Kwaliteitsmanager
Evaluatiecoördinator
Ondersteuner
LET OP! Voordat je een nieuwe evaluatie aanmaakt, moet je eerst de cursus, docenten, werkvormen, vragensets en studentengroepen aanmaken.
Inhoudsopgave
- 1 1. Ga naar het ‘Evaluatie toevoegen’ formulier
- 2 2. Evaluatienaam en -omschrijving
- 3 3. Wat wil je evalueren?
- 4 4. Welke cursus, docent, of onderwerp wil je evalueren?
- 5 5. Inhoud van de evaluatie
- 6 6. Evaluatie beschikbaar stellen
- 7 7. Evaluatie planning
- 8 8. Feedback instellingen
- 9 9. Resultaten instellingen
- 10 10. Aangepaste notificatie templates
- 11 11. Aangepaste tekst op de bedankpagina
- 12 12. Overige instellingen
- 13 13. Evaluatie opslaan
1. Ga naar het ‘Evaluatie toevoegen’ formulier
Klik op 'evaluaties' in de navigatie aan de linkerkant en vervolgens op het gele rondje met het '+' icoon (rechts onderin).
2. Evaluatienaam en -omschrijving
Je bent nu op het scherm waar je een nieuwe evaluatie kunt aanmaken. Bij de stap ‘Algemeen’ geef je de evaluatie een naam en eventueel een omschrijving in het Nederlands en/of Engels. De naam en omschrijving zijn ook zichtbaar voor de respondenten van de evaluatie.
3. Wat wil je evalueren?
Geef bij stap ‘Wat wilt u evalueren?’ aan wat het hoofdonderwerp van de evaluatie moet zijn.
Je kunt kiezen voor de volgende opties:
Een specifieke cursus met uitgebreide opties:
Docenten van de cursus evalueren
Toets evalueren
Evaluatie uitsplitsen op werkvormen
Een specifieke docent
Een specifieke toets met als uitgebreide optie:
Evaluatie uitsplitsen op toetswerkvormen
Een specifiek onderwerp
4. Welke cursus, docent, of onderwerp wil je evalueren?
Geef bij de volgende stap op welke cursus, cursuseditie, docent, of onderwerp je wilt evalueren. Afhankelijk van het gekozen type krijg je een andere keuze mogelijkheid:
Als je in de vorige stap hebt gekozen voor:
Cursus: Selecteer de cursus en eventueel de cursuseditie die je wilt evalueren.
Docent: Selecteer de docent die je wilt evalueren.
Onderwerp: Selecteer het onderwerp dat je wilt evalueren.
Toets: Selecteer de cursus en eventueel de cursuseditie waarvan je de toets wilt evalueren.
5. Inhoud van de evaluatie
Bij de volgende stap kun je de inhoud van de evaluate instellen. Afhankelijk van de keuzes die je eerder hebt gemaakt (zoals het onderwerp, en eventuele extra opties als het evalueren van werkvormen), worden er automatisch evaluatieblokken klaargezet. Elk evaluatieblok bevat de volgende aanpasbare onderdelen:
Naam: De naam van het evaluatieblok. Deze naam is zichtbaar voor studenten en in de evaluatieresultaten.
Omschrijving: Een korte beschrijving van het evaluatieblok, zichtbaar voor studenten.
Werkvorm: Als de evaluatie is opgesplitst per werkvorm kun je hier de werkvorm selecteren.
Docent-keuze: Als er docenten bij de cursus geëvalueerd worden kun je kiezen uit de volgende opties:
Geen docenten evalueren
Student mag één docent evalueren
Student mag meerdere docenten evalueren
Student moet alle docenten evalueren
Docenten: Selecteer de docenten die geëvalueerd moeten worden, als dit van toepassing is.
Vragensets: Kies één of meerdere vragensets. Deze moeten van tevoren zijn aangemaakt. Alleen vragensets die relevant zijn voor het type (cursus, docent, toets, onderwerp) kunnen geselecteerd worden. Na het kiezen van een vragenset worden de vragen zichtbaar in het evaluatieblok.
Losse vragen toevoegen: Je kunt ook losse vragen toevoegen. Je kunt hiervoor een bestaande vraag selecteren of direct een nieuwe vraag toevoegen.
Na het selecteren van vragensets en vragen kun je volgorde van de vragen en de inhoud daarvan aanpassen zoals je wilt. Gebruik je een vragenset met routering? Dan staan zowel de volgorde als de inhoud vast.
Wil je de vragen opsplitsen in meerdere evaluatieblokken? Klik dan op Nieuw evaluatieblok’.
6. Evaluatie beschikbaar stellen
Bij de stap ‘Hoe wilt u deze evaluatie beschikbaar stellen’ kun je kiezen hoe je de evaluatie wil uitvoeren. Wij ondersteunen de volgende opties:
Live in de klas: Respondenten kunnen de evaluatie invullen met een evaluatiecode die de docenten kunnen delen in de les. De docenten kunnen ook een notificatie ontvangen met de evaluatiecode, zodat zij deze aan de studenten kunnen geven.
Op uitnodiging: Als je kiest voor ‘Op uitnodiging’ dan ontvangt de respondent een e-mail met een unieke link naar de evaluatie.
Gecombineerd (Live in de klas met opvolging op uitnodiging): Met de mogelijkheid om zowel tijdens de les als op een later moment te evalueren, haal je het beste uit beide werelden. Docenten kunnen ‘live in de klas’ evalueren, wat vaak zorgt voor waardevolle en directe feedback. Als de docent dit echter vergeet of niet wil, of als een student afwezig was, ontvangen alle respondenten automatisch op de ingestelde datum een uitnodiging voor de evaluatie. Let op: Deze methode is alleen beschikbaar als uw organisatie gebruikmaakt van SURFconext, omdat inloggen na het invullen van de code verplicht is.
Indien je hebt gekozen voor op uitnodiging of de gecombineerde methode kun je in het ‘Wie u wilt uitnodigen’ blok aangeven welke studentengroep(en) en/of deelnemers je wilt uitnodigen.
7. Evaluatie planning
De volgende stap in het formulier voor het aanmaken van een evaluatie is ‘Wat is de planning van de evaluatie’. Je kunt kiezen uit de volgende opties:
Eenmalig (standaard): De evaluatie wordt één keer uitgevoerd.
Periodiek: Een evaluatie die meerdere keren bij dezelfde respondenten moet worden afgenomen.
Doorlopend: Een evaluatie die voor langere tijd openstaat, waarbij je tussentijds nieuwe respondenten kunt toevoegen.
Planning voor eenmalige evaluatie
Evaluatie aanvullen: Docenten en/of cursuscoördinatoren kunnen tijdens deze periode de evaluatie bewerken. Afhankelijk van de instellingen van de organisatie kunnen docenten extra vragen toevoegen, de inhoud aanpassen, of de planning wijzigen.
Evaluatieperiode: Dit is de periode waarin respondenten de evaluatie kunnen invullen. Als de evaluatie op uitnodiging is, ontvangen respondenten aan het begin van de periode een notificatie.
Afwijkende periode herinnering aan studenten: Normaal stuurt Evalytics halverwege de evaluatieperiode een herinnering naar respondenten die de evaluatie nog niet hebben ingevuld. Je kunt deze datum aanpassen als dat nodig is.
Feedback: Tijdens de feedbackperiode kunnen de resultaten worden geanalyseerd, en kunnen gebruikers feedback geven.
Feedback herinnering: Op deze datum wordt een herinnering gestuurd naar gebruikers die nog geen feedback hebben gegeven.
Resultaten: Op deze datum ontvangen gebruikers en/of respondenten een e-mail dat de resultaten beschikbaar zijn om te bekijken.
Planning voor periodieke evaluatie
LET OP Het is niet meer mogelijk om de planning aan te passen zodra de startdatum van de evaluatie is verstreken.
Evaluatie aanvullen: Docenten en/of cursuscoördinatoren kunnen tijdens deze periode de evaluatie bewerken. Afhankelijk van de instellingen van de organisatie kunnen docenten extra vragen toevoegen of de inhoud wijzigen.
Startdatum eerste evaluatie: Op deze datum wordt de eerste periodieke evaluatie voor de respondenten geopend.
Herhaal de evaluatie: Kies hier hoe vaak en hoe lang je de evaluatie wilt herhalen.
Evaluatieperiode: De periode (in dagen) waarin de evaluatie kan worden ingevuld.
Feedbackperiode: Na de evaluatieperiode kan je een feedbackperiode instellen om de resultaten te analyseren en feedback te geven.
Feedback herinnering: Op deze datum wordt een herinnering gestuurd naar gebruikers die nog geen feedback hebben gegeven.
Resultaten beschikbaar: Op deze datum ontvangen gebruikers een e-mail waarin staat dat de resultaten beschikbaar zijn.
Planning voor doorlopende evaluatie
LET OP Het is niet meer mogelijk om de planning aan te passen zodra de startdatum van de evaluatie is verstreken.
Evaluatie aanvullen: Docenten en/of cursuscoördinatoren kunnen tijdens deze periode de evaluatie bewerken. Afhankelijk van de instellingen van de organisatie kunnen docenten extra vragen toevoegen of de inhoud en planning wijzigen.
Evaluatieperiode: De periode waarin de evaluatie beschikbaar is voor respondenten om in te vullen.
Evaluatieperiode nieuwe respondenten: Als de evaluatie op uitnodiging is, kun je hier instellen hoe lang nieuwe respondenten de evaluatie kunnen invullen. Bijvoorbeeld: De evaluatieperiode is in totaal 300 dagen, en een nieuwe respondent moet de evaluatie binnen 30 dagen invullen:
Na toevoeging ontvangt de nieuwe respondent een "start evaluatie" notificatie.
Halverwege (dag 15) ontvangt de respondent een herinnering (als deze is ingeschakeld).
Op de laatste dag (dag 30) ontvangt de respondent een waarschuwing (als deze is ingeschakeld).
Na dag 30 kan de evaluatie niet meer worden ingevuld door deze respondent.
Herhaal onderstaande acties: Bij doorlopende evaluaties kunt u periodiek een feedbackperiode en/of resultatennotificatie instellen..
8. Feedback instellingen
De stap “Feedback-instellingen” verschijnt als je bij de planning hebt gekozen voor een feedbackperiode. Hier kun je instellen wie feedback mag geven op de resultaten en wie een notificatie moet ontvangen nadat feedback is gegeven.
9. Resultaten instellingen
De stap ‘Resultaten beschikbaar stellen’ verschijnt als je bij de planning heeft gekozen om een resultatennotificatie te versturen. Je kunt kiezen om de resultaten naar gebruikers en/of respondenten te sturen.
LET OP Je kunt alleen resultaten naar studenten sturen als het studentenportaal is ingeschakeld.
10. Aangepaste notificatie templates
Bij de stap ‘Notificatie templates (optioneel)’ kun je aangepaste notificatie templates instellen. Als je geen template instelt, worden de standaard templates gebruikt. Het aantal notificaties types dat je kunt instellen hangt af van het type evaluatie, de planning en of notificaties zijn ingeschakeld.
LET OP Deze stap vereist dat de module ‘notificatie templates’ is ingeschakeld.
11. Aangepaste tekst op de bedankpagina
Bij de stap ‘Aangepaste tekst op de bedankpagina (optioneel)’ kun je een aangepaste tekst instellen die respondenten te zien krijgen na afronden van de evaluatie. Als je geen tekst invult, wordt de standaardtekst van Evalytics of van je organisatie gebruikt.
12. Overige instellingen
In de laatste stap van het evaluatieformulier kun je de volgende instellingen aanpassen:
Niet-anoniem evalueren: Je kunt de evaluatie niet-anoniem maken, zodat resultaten kunnen worden herleid naar specifieke respondenten bij het exporteren naar Excel. Deze optie is alleen beschikbaar als ‘niet-anoniem evalueren’ is ingeschakeld bij uw organisatie en de evaluatie op uitnodiging is.
Toon welke studenten de evaluatie nog moeten invullen: Op de detailpagina van een evaluatie kunt u een lijst vinden van studenten die de evaluatie nog moeten invullen. Deze optie is alleen beschikbaar als ‘Toon welke studenten de evaluatie nog moeten invullen’ is ingeschakeld bij uw organisatie en de evaluatie op uitnodiging is.
Labels: Je kunt de evaluatie labelen zodat je de resultaten later kunt filteren of vergelijken.
Extra PDF rapport informatie: Als je een PDF-rapport maakt, verschijnt deze tekst in het rapport.
LET OP Als je een van de eerste twee instellingen inschakelt, wordt er een bericht aan de student getoond dat de evaluatie niet-anoniem is. Dit bericht kan worden aangepast door de functioneel beheerder van uw organisatie.
13. Evaluatie opslaan
Heb je alles ingevuld? Klik dan op de knop ‘Opslaan’ onderaan de pagina. De evaluatie is nu opgeslagen en terug te vinden in het overzicht van de evaluaties.
TIP Wil je zien hoe de evaluatie eruitziet voor een student? Klik op de evaluatie in het overzicht. Je komt nu op de evaluatie-details terecht. Klik vervolgens op ‘Preview’ in de acties card (aan de rechterkant). U kunt ook de evaluaties die nog niet zijn gestart volledig aanpassen.